【基本】相手が動きやすい『伝え方』3つの方法(コミュニケーション:後輩・部下指導に)

たかはしみのる

ビジネスコミュニケーション最適化コーチ たかはしみのる です。こんにちは。この記事は、こんな私が書いています。▶IT業界で人間関係に悩み、コミュニケーションの学びを開始。NLP資格取得・コーチングライセンス取得・アドラー心理学を学ぶなど、小さな学びから始めて大きな成果がでることを実感し、企業研修講師 ・プロコーチ・コーチングスクール講師・オンライン講師 などで活動中。▶【プロフィール】

こんにちは。

笑顔で感謝!✨

みのるコーチです。

今回も、ご覧いただき、
ありがとうございます。

仕事でもプライベートでも
相手に動いて欲しい時に

適切に、そして効率良く伝えて、
相手に納得してもらう必要がありますね。

そういう場面で、あなたは
うまく伝えられていますか?

完璧!と答えられれば良いのですが

慣れていない場合などは
難しく感じるかも知れませんね。

特に、後輩やメンバーに
新しい業務を伝えるときなど、

自分としては、完璧に話すことを考えて
しっかり伝えたはずなのに

なかなか伝わらず
ストレスが溜まってしまう場合もあるもの。

このあたりは、難しい事ではなく、
コツを覚えて活用すれば良いのですが、

知らずに損をしているかたも多いもの。

今回は、この話をしていきますね。

【Youtube版】

Youtubeでもお伝えしていますので
是非チェックしてくださいね。

【この記事を読むと】

・相手が動きやすい伝え方
 知ることができる。

・チームの成果が出て
 あなたの評価があがる

・まわりとの関係性が
 良くなる気分が穏やか

【1】伝え方3選

①理由を伝える

何を、どのように行うという事は
確かに大切なのですが、

背景や、理由を伝えないと、
相手は動けない場合もあります。

・「…という背景があって…。」
・「…という理由で必要なので…。」

という形で理由を伝えることで、

目の前の自分の動作の、
その先が見えるようになり、

動きやすくなるのです。

カチッサー効果という
心理効果があります。

ーーーー
●カチッサー効果

頼みごとは、理由を添えたほうが
承諾率は上がる
ーーーー

というものですが、

これは、無意識の領域で行動を
起こしやすくなる効果のことです。

人間の行動は、
無意識の行動が強いので、

この意味でも、
「理由付け」は大切ですね。

②ポイントを絞る

話が長いと聴いているほうは
頭に入らない場合があります。

社長の訓示、校長先生の朝礼の話など、
とても為になる素晴らしい話でも、

聴いているうちに疲れてきてしまい、

何の話だっっけ
となってしまう事もありますね。

伝える事を考えて、
あれも、これもと完璧を期しても、

結局、何が伝えたいのか
分からなくなっては、本末転倒ですね。

端的に、ポイントを絞って
伝える事を考えましょう。

今回は、
便利に伝える「型」をご紹介します。

それは「PREP法」です。

ーーーー
● PREP法

①Point(結論)
②Reason(理由)
③Example(具体例)
④Point(結論)

ーーーー

という順番で、伝える方法です。

①まず端的に結論を言って
②次に理由を言ってカチッサー効果も
 あって動きやすく
③具体例があると参考に動作が進みますね。
④そして最後に結論をもう一度

といった感じです…。

この時に、
忘れないフレーズで考えましょう。

①(結論)伝えたいことは…、
②(理由)なぜなら…、
③(具体例)例えば…、
④(結論)だから…、

これで覚えましょう。

フレーズのバリエーションは、
自分の言い方で大丈夫ですが、

基本を覚えてしまうと簡単ですね。
例えば、こんな感じです。

ーーーー
(例)
①伝えたいことは…、
 部内で、業務改善案を話し合って欲しい。
②なぜなら…、
 業務のムダが全社的な課題になっているから。
③例えば…、
 資料の電子化や、オンライン会議導入など…。
④だから…、
 来月末までに格子をまとめて提出して欲しい。
ーーーー

といった感じです。

という事で、PREP法で話す利点は、

・ポイントが絞られるので
 伝わりやすさが増す。

・フレームワークに従うので
 文章が作りやすい

ということで、伝える側・伝えられる側の
双方にメリットがありますね。

端的に!を、心がけましょう。

③相手によって変化

相手によって、伝え方を変化させることも
大切なポイントです。

仕事の場合、
ある程度、業務に慣れている相手には、

ポイントを押さえて伝えていけば、
行動を促せます。

しかし、
新人など業務経験の少ない相手に対しては、

ポイントを伝えるだけでは
不充分の場合も考えられます。

この場合には、細かく順序立て伝えて、
途中で伝わっているかを確認しながら
話すことも必要になります。

ただ、このあたりは、
経験年数などで一定に決めるのでなく、

普段から周囲の人を観察して、
特性を把握しておくと良いですね。

説明には時間がかかるが、
仕事は早く正確なタイプ、

飲み込みは早いが、仕事自体は
一人では力が発揮できないタイプ。

それぞれの特性があります。

様子を見て、
臨機応援に対応するようにしましょう。

●Pointは

・普段から周囲を観察して
 相手によって伝わりやすい
 方法を考えておく。

【2】まずやる事

PREPの練習を1つしましょう。

(お題)
この先1週間で仕事や生活の中で
伝える必要のあること。

【まとめ】

●相手が動きやすい伝え方

【1】伝え方3選

①理由を伝える

・カチッサー効果で
 無意識の領域でも
 行動が起こしやすくなる。

②ポイントを絞る
 
・PREP法で伝えよう
 P:結論(伝えたいことは…、)
 R:理由(なぜなら…、)
 E:具体例(例えば…、)
 P:結論(だから…、)

③相手によって変化

・普段から周囲を観察して
 相手によって伝わりやすい
 方法を考えておく。

【2】まずやる事

・PREPの練習を1つしましょう。

 (お題)
 この先1週間で仕事や生活の中で
 伝える必要のあること。

 

 

たかはしみのる
最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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