こんにちは。
笑顔で感謝！✨ みのるコーチです。
今回も、ご覧いただき、
ありがとうございます。
今回は
仕事を効率化する
基本的な方法５選
ビジネスパーソンとしては
仕事の効率化は永遠のテーマですね。
任された仕事をテキパキとこなし
確実に成果を上げていく。
目標としたいところですね。
ただ、
そういう理想はあっても、
現実はどうでしょうか…。
とにかく仕事が忙しい。
次から次へと降ってくる仕事を何とかこなすのに
精一杯…、というかたも多いようです。
今回は
✅仕事効率化の方法５選
をお伝えします。
基本的なことですが
知らずに損をしているかたも
多いものです。
ぜひ、最後までご覧になって、
明日からの仕事のヒントにして、
パワーアップしていきましょう。
目次
【Youtube版】
Youtubeでもお伝えしていますので
是非チェックしてくださいね。
【この記事を読むと】
✅仕事効率化に
必要な考え方が解る
✅効率化の方法が解る
✅すぐに活用でき
成果が出て評価される。
【１】必要な考え方
必要な考え方、結論からお話します。
それは、
その意味を考えて自分基準で仕事する。
ということです。
ここで、皆さんに質問です。
目の前の仕事を順に片付けることが
目的になっていませんか？
少しでも思いあたる場合
効率の悪い忙しいばかりの仕事を
している可能性があります。
私達は職場で
ストックホルム症候群
に陥っている可能性があるのです。
ストックホルム症候群
聞き慣れない言葉かも知れませんね。
発端となったエピソードをお話します。
1973年・ストックホルムの
銀行でのお話です。
2人の強盗犯が4人の人質をとって
立てこもる事件が発生しました。
この事件は
131時間におよぶ監禁状態が続き
人質は命を脅かされる
緊張感が続きます。
起きたと思いますか…？
驚くことに、人質は次第に犯人に共感し
信頼・結束を深めていったのです。
そして、食事を与えられた事や
トイレに行くことを許可してもらった事に
大きな感謝の気持ちを抱きます。
その結果
犯人に代って警察に銃を向ける
などの行動をとりました。
さらに、解放後の法廷では
犯人が不利になる証言を拒否する
人もいました。
更には、犯人に恋愛感情を抱く人まで
現れるのです。
この事件をきっかけに…
時間や場所を共有することによって
加害者に好意や共感、さらには
信頼や結束の感情まで抱く現象。
このようなことが
「ストックホルム症候群」と
呼ばれるようになりました。
さて、
このような状態、私達の仕事には関係ないと
思われるかも知れません。
ただ、ちょっと、考えてみましょう。
ジツは…
あなたを監禁している犯人なのです。
職場では、ありとあらゆる方向から
仕事が飛んできます。
上司、同僚、クライアント
後輩の面倒なんかもありますね…。
すると、最初は仕事の意味を考えて
頑張って行こうと思っていても…
仕事に忙殺されているうちに、
気づいた時には、ヘトヘトになっています。
そして、時間をかけて、ただただ、
仕事をしているだけになってしまうのです。
ジツは、私も以前は、このパターンを
経験しています。
「押し寄せてくる雑多な仕事」を
ただただ、やっつけていく。
時間をかけて、残業までして、
休日もいとわず、非効率に、
体がボロボロになりながら…
その状況を受け入れるようになります。
心理学者のマーティン・セリグマンさんは、
これを「学習性無力感」と言っています。
長期にわたってストレスの
回避困難な環境に置かれた人や動物は、
その状況から逃れようとする努力すら
行わなくなるという現象。
こうなると
今の仕事の環境・やり方は当たり前で
現状は変えられないと思い込んでしまいます。
しかし、待ってください。
それは思い込みなのです。
実際には
考え方と方法を変えれば、
あなたの現状は大きく変わるものなのです。
その考え方が、冒頭にお伝えした、
その意味を考えて自分基準で仕事する。
ということになります。
ストックホルム症候群から抜け出すために
学習性無力感に打ち勝つために
この考え方を持つことをお勧めします。
具体的な方法は
次のコーナーで、お伝えしていきますね。
【２】仕事効率化５選
①全体像を考え確認
上司から仕事を依頼された場合を
考えてみましょう。
「What」（～をして欲しい）を
言われる事が多いと思います。
そして、あなたが、すぐにそのWhatに
取り掛かっている場合には要注意。
ここで必要なことは
ということです。
自分が依頼する場合であれば、
この「Why」をセットで依頼したいところです。
今回は依頼を受ける場合を考えると
相手は「Why」省略の場合もあります。
この場合には
上司にその目的を聴くようにしましょう。
仕事の本質がわかる上司の場合には
必要な情報は与えられるはずです。
もし「Why」が与えられない場合には
それを自分で考えるようにしましょう。
それが、あなたのチカラになります。
次に、あなたの仕事の２つに分けます。
❷実際に実行する
❶について、Whyを考慮した上で、
実際のWhatをするための全体像や
手順を考えてみましょう。
そして❶ができたところで
上司に確認するようにするのです。
上司が忙しそうだから、
と躊躇する人もいますがこれは本末転倒です。
上司は「５分～１０分の確認の時間」よりも
もっと大きな無駄を嫌います。
大きな無駄とは
あなたの作業がうまくいかず
やり直す時の無駄な時間です。
❶と❷の間に確認を入れることは
無駄な時間を回避する
効果的な方法なのです。
これができるあなたは
自然と評価が上がることにもなります。
そして更に、これを続けると…、
今お話した、
（利点１）無駄なやり直しが省かれる。
のみならず
（利点２）仕事の質が向上する。
も期待できます。
（利点２）仕事の質が向上する。
Why（理由・目的）を考慮して考えた
自分基準の仕事の質が向上するのです。
そして更に
「Why⇒What」に対する
プラスアルファの提案まで
できるようになれば鬼に金棒状態です。
私の経験でも…、
確実に仕事の精度を上げていく。
✅必然的に、主要な立場で
仕事をしてもらう事が多くなる。
ということが言えるのです。
ということで、
ある程度の大きさの仕事は
❶全体像や手順を考える
❷実際に実行する
の２つに分けて、その間に
【確認】【相談】【提案】
を入れていきましょう。
②余計なタスクは断る
雑多な仕事を断れず引き受けてしまい、
結果的に仕事が集中してしまう人がいます。
✅嫌われてしまうのでは…
…という心理が
働いてしまうことが多いもの。
しかし、これが積み重なってくると
本来やらなければならない仕事に
支障が出ます。
残業して何とかしようと思っても
疲れが溜まってミスをしてしまう事も
多くなります。
あなたの仕事の精度全体に
影響が出てしまいます。
大切なのは
本来の仕事に集中することです。
故スティーブ・ジョブズ氏も
このようにおっしゃっています。
「大事なこと」を見極めて集中しましょう。
断る事は、悪いことではありません。
その基準を持って仕事をしましょう。
この時に、相手も大切に考え
自身も大切にするという考えがあります。
『アサーティブ・コミュニケーション』といいますが
これについては、以下の記事でお伝えしています。
そちらも参考にして頂けたらと思います。
【超入門】『頼み事を断れない』を克服する考え方と【行動３選】（コミュ最適化）
③タスクの見える化
行うタスクを見える化しましょう。
紙に書き出すことも良いですし
ツールを使っても大丈夫です。
自分が継続しやすい方法を見つけましょう。
まず始めて
改善することを考えていくのです。
そして、これは
一日のはじめに行うのが良いですね。
会議が入ってしまったり、朝から急いで
対応しなければならない事もありますが…
一段落した時点で必ず行いましょう。
見える化するための時間が
もったいないと思い
出来るところから取り掛かるのは
本末転倒です。
見える化することで
脳への負担を軽減でき
今やるべき仕事に
集中することができるからです。
そうすると、
結果的に仕事の効率が上がり
抜け漏れがない仕事が
できるようになります。
そして、この時のポイントは２つ。
✅タスク毎の時間を見積もる
ということです。
まず優先順位についてです。
これをしないと、行きあたりばったりの
脈略のない作業になってしまいます。
まず事前に優先順位を考えて
仕事を組み立てていくことで…
行う仕事全体の効率を
上げることができるのです。
そしてタスク毎の時間を見積もること。
こちらは、次の項の❹実績を検証して
仕事の精度を上げるためです。
これは、次の項で説明していきますね。
④予定・実績の検証
各タスクの優先順位と
時間の見積もりをしたら
各タスクに取り掛かります。
この時に
必ずして頂きたいことがあります。
それは
タスク完了の実績（所要時間）を
記録することです。
これは以下のような効果があります。
❷予定・実績の検証により
時間見積もりの精度が上がる
効果の１点目は
達成感が高まることです。
そして
タスクの完了ごとに区切りができるため
仕事に対する集中力が維持される
ことになります。
また２点目
実績の時間を記録したら
定期的に検証しましょう。
この事によって
同じようなタスクを次に行う場合に
時間的な見積もりの精度があがります。
ほとんどのかたは
実績の記録と振り返りが
できていない状況で
カンを頼りに仕事をしています。
その中で
作業時間の見積もり精度が上がると
ピタリ、ピタリと仕事を
こなしていくことができます。
それだけで
他の人との差別化が図れるのです。
上司や同僚・クライアントから
一目置かれるのは確実です。
また
自分のスキルが上がり仕事を速く
終わらせるようになっていく様子も
データとして見ることができるます。
これは
大きな自信にもつながりますね。
ただ、言われた仕事を
片付けていくだけでは
自分の進歩も見えず
つらい状況が続きます。
予定・実績の検証を必ず行って
ステップアップしていきましょう。
⑤整理整頓
オウケイウェイヴ総研さんの調査で
以下のような結果が出ています。
探しものに年間１５０時間を
費やしている。
これは
丸々１ヶ月の労働時間に匹敵します。
とっても無駄な時間ですね。
この時間を
完全に無くすことはできませんが
激減させることはできます。
それが「整理整頓」を行うことです。
仕事が出来る人を想像してみましょう。
間違いなく、整理整頓ができています。
これは、２点の効果があります。
生産性も上がる。
✅ものを探す時間を激減させる。
また、この整理整頓は
物理的なモノの
整理整頓だけではありません。
仕事をするパソコンの中の整理整頓も
効率化に直接繋がってくるものです。
特に、パソコンのデスクトップが
ファイルだらけの人は要注意です。
常にスッキリとファイルを探しやすく
しておきましょう。
私の経験で言うと。
その人の机を見ると、仕事を任せて
良いかどうか判断ができます。
一番良いのは
必要な最小限以外は
机の上に何も置かないこと。
ここで
デキル人の整理整頓４ステップを
ご紹介しておきますね。
❷「いるもの」と「いらないもの」に区別する
❸「いらないもの」を捨てる
❹「いるもの」を適切な場所に置く
ただ、もし
これまで物が溜まってしまっていると
一気にやるのは難しいと思います。
その場合には
最低限、必要なものだけを
身近に置くことを考えましょう。
仕事の終わりに１０分だけ整理するなど
少しずつでも着手しましょう。
【３】まずやる事
①タスクの予定・実績管理の計画
✅どういう方法でタスクの
予定・実績を管理するかを
考えてみましょう。
（自分で決めることが大切です）
予定リストとそれに対する実績を Excel で管理しています。
あなたの使いやすさ、
ツールなども含めて考えておきましょうね。
【まとめ】
● 仕事効率化５選
その意味を考えて自分基準で仕事する。
✅仕事を２つに分ける
❶全体像や手順を考える
❷実際に実行する
✅❶❷の間に依頼者に確認。
②余計なタスクは断る
✅大切なのは、
本来の仕事に集中すること。
✅アサーティブ・
コミュニケーションも考えよう。
③タスクの見える化
✅脳への負担を軽減し集中でき
仕事の効率化につながる。
✅優先順位をつけること。
✅タスク毎の時間を見積ること。
④予定・実績の検証
✅定期的に検証すると
時間見積もりの精度が上がる。
✅出来ている人が少ないため
これだけで差別化できる。
⑤整理整頓
✅気が散らず集中して仕事ができ
生産性が上がる。
✅ものを探す時間を激減させる。
✅少しずつでも始めよう。
✅どういう方法でタスクの
予定・実績を管理するかを
考えてみる。
━━━━━━━━━━━━━━━━━
【セミナー情報はこちらから】
▼ ▼ ▼
ＢＣＯＰアカデミー
ビジネスコミュニケーション最適化アカデミー
https://www.street-academy.com/organizers/coach-minoru
━━━━━━━━━━━━━━━━━
ビジネスコミュニケーション最適化ブログ
https://coach-minoru.com/profile-minoru/
━━━━━━━━━━━━━━━━━
【LINE公式】 お友達追加で、お得な情報が届きます
コミュ最適化★公式LINE
https://line.me/R/ti/p/%40shm0667u
━━━━━━━━━━━━━━━━━
【facebook】個人ページ
↓是非メッセージを添えてお友達申請を！
https://www.facebook.com/taka57
━━━━━━━━━━━━━━━━━
過去のセミナーの様子
https://coach-minoru.com/seminar-rec/
━━━━━━━━━━━━━━━━━
ビジネスコミュニケーション最適化コーチ たかはしみのる です。こんにちは。この記事は、こんな私が書いています。▶ＩＴ業界で人間関係に悩み、コミュニケーションの学びを開始。NLP資格取得・コーチングライセンス取得・アドラー心理学を学ぶなど、小さな学びから始めて大きな成果がでることを実感し、企業研修講師 ・プロコーチ・コーチングスクール講師・オンライン講師 などで活動中。▶【プロフィール】